Warum ich mit einer Analyse anfange und nicht mit Software

Die häufigste Frage im Erstgespräch ist die nach dem Werkzeug. Ob ich eher zu diesem oder jenem Programm rate. Ob KI sich schon lohnt. Ob man das mit einem Tool erschlagen kann.

Ich verstehe die Frage. Sie kommt nur zu früh.

Werkzeuge beantworten Fragen, die noch niemand gestellt hat

Software zu kaufen fühlt sich nach Fortschritt an. Man hat etwas getan, es gibt eine Rechnung, ein Login, einen Einführungstermin. Nur ändert sich am eigentlichen Problem oft nichts — weil niemand vorher benannt hat, was das Problem eigentlich ist.

Ich sehe das regelmäßig: Betriebe, die drei Programme im Einsatz haben, von denen zwei dasselbe können und keines dort ansetzt, wo tatsächlich die Zeit verloren geht. Nicht aus Unvermögen — sondern weil die Entscheidung auf einem Bauchgefühl beruhte statt auf Zahlen.

Ein Werkzeug, das am falschen Ort ansetzt, kostet doppelt: einmal Geld und einmal das Vertrauen, dass Digitalisierung überhaupt etwas bringt.

Was ich mir ansehe

Bevor ich irgendetwas baue, schaue ich mir an, wie bei dir gearbeitet wird. Ein bis zwei Wochen, zu einem Preis, den du vorher kennst.

Konkret geht es um drei Fragen:

• Welche Aufgaben wiederholen sich? Alles, was einem festen Ablauf folgt, ist ein Kandidat. Alles, was jedes Mal anders ist, meistens nicht.
• Wie viel Zeit kostet jede davon wirklich? Nicht geschätzt, sondern nachgerechnet: wie oft im Monat, wie lange jeweils, wer macht es.
• Was passiert, wenn sie liegen bleibt? Manche Aufgaben kosten nur Zeit. Andere kosten Geld, sobald sie vergessen werden — eine Rechnung, die nicht rausgeht, eine Anfrage, die drei Tage liegt.

Am Ende steht ein Dokument: welche Abläufe sich automatisieren lassen, wie viele Stunden pro Woche das zurückholt und was die Umsetzung kostet. Damit kannst du entscheiden — mit mir oder ohne mich.

Warum das Geld kostet

Eine kostenlose Analyse ist keine Analyse, sondern ein Verkaufsgespräch. Wer sie verschenkt, muss sie über den Auftrag wieder hereinholen — und findet deshalb erstaunlich zuverlässig genau das, was er anschließend verkaufen will.

Wenn ich für den Blick bezahlt werde, kann das Ergebnis auch lauten: Hier lohnt sich wenig, lass es. Das ist der ganze Unterschied.

Deshalb gehört dir die Analyse auch dann, wenn du danach nicht mit mir weitermachst. Du hast sie bezahlt, es ist deine.

Und wenn sich nichts lohnt?

Kommt vor. Nicht jeder Betrieb hat genug Wiederholung im Alltag, damit sich der Aufwand rechnet. Bei zwanzig Rechnungen im Monat ist Handarbeit völlig in Ordnung; bei zweihundert ist sie es nicht mehr.

Dann sage ich das. Ein Auftrag, der sich für dich nicht rechnet, ist auch für mich keiner — spätestens beim dritten Monat, in dem du dich fragst, wofür du eigentlich zahlst.

Womit du selbst anfangen kannst

Du brauchst mich nicht, um den ersten Schritt zu machen. Nimm dir eine Woche und schreib mit, was du im Büro tust: Aufgabe, Dauer, wie oft. Nach fünf Tagen siehst du Muster, die dir vorher nicht aufgefallen sind — und weißt schon deutlich genauer, wo es hakt.

Woran du erkennst, dass es sich lohnt, steht in 5 Anzeichen, dass dein Betrieb reif für Automatisierung ist. Und welche drei Aufgaben sich fast immer zuerst rechnen, zeigt 3 Aufgaben, die jeder Betrieb automatisieren sollte.